Облік бібліотечних фондів

ІНСТРУКЦІЯ

з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах

Затверджено наказом Міністерства культури і туризму України

від 03.04.2007 р. № 22

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 р. за № 530/13797

1. Загальні положення

Ця Інструкція регулює порядок обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, який здій­снюють уповноважені структурні підрозділи бібліотеки.

Архівні документи, зібрані в бібліотеці, входять до складу Наці­онального архівного фонду Украї­ни згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та ар­хівні установи». Інструкція поши­рюється на бібліотеки, що перебу­вають у сфері управління Міністер­ства культури і туризму України, управлінь (відділів) культури міс­цевих державних адміністрацій та виконавчих комітетів міських рад.

До обліку бібліотечного фонду висуваються такі вимоги: повнота та достовірність облікової інформації; своєчасне відображення в облікових документах кожного факту надхо­дження І вибуття документів з фонду; узгодженість засобів і форм обліку.

2. Основні терміни і поняття

У цій Інструкції терміни вжи­ваються у такому значенні:

- бібліотечний фонд — упоряд­коване зібрання документів, які зберігаються в бібліотеці, а саме:

- книга — видання у вигляді блока скріплених у корінці арку­шів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці чи оправі, обсягом понад сорок вісім сторінок;

• брошура — книжкове ви­дання обсягом від чотирьох до со­рока восьми сторінок;
• аркушеве видання — ви­дання у вигляді одного чи декіль­кох аркушів друкованого матеріа­лу будь-якого формату без скріп­лення;

-  буклет — видання у вигляді одного аркуша друкованого мате­ріалу, сфальцьованого будь-яким способом у два чи більше згинів;

-  карткове видання - ви­дання у вигляді картки встановле­ного формату, надруковане на ма­теріалі підвищеної щільності;

- плакат — видання у вигляді одного чи декількох аркушів дру­кованого матеріалу встановленого формату, надруковане з одного чи з обох боків аркуша, призначене для експонування;

- поштова картка — поштове відправлення у вигляді стандарт­ного бланка, що містить відкрите письмове повідомлення;

- журнал — періодичне ви­дання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого ма­теріалу встановленого формату в обкладинці або оправі;

- газета — періодичне видан­ня у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призна­чене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов'язані з вну­трішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо;

- фонодокумент — аудіовізу­альний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить звукову інформацію;

- відеодокумент — аудіовізу­альний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить інформацію, зафіксовану за допо­могою відео-та звукозапису;

- кінодокумент — аудіові­зуальний документ на плівковому носії, що містить зафіксовані на ньому за допомогою кінематогра­фічної техніки предмети у вигляді послідовно розміщених фотогра­фічних зображень, а також може містити звукову інформацію;

- фотодокумент — аудіові­зуальний документ, що містить інформацію, зафіксовану на ньому за допомогою фотографічної тех­ніки; предмети у вигляді окремих фотозображень;

- документ на мікроформі — фотодокумент на плівковому чи іншому носієві, який для виго­товлення і використання потребує відповідного збільшення за допо­могою мікрографічної техніки;

- електронне видання — електронний документ (група електронних документів), який пройшов редакційно-видавничу обробку, призначений для розпо­всюдження в незмінному вигляді та має вихідні дані;

- безнадійна заборгова­ність — заборгованість користу­вача перед бібліотекою з докумен­тів, узятих ним у тимчасове корис­тування, щодо якої є впевненість про неповернення її боржником або за якою строк позовної дав­ності минув;

- вилучення документів із бібліотечного фонду — процес виключення зі складу бібліотечно­го фонду та зняття з обліку доку­ментів, які підлягають списанню;

- непрофільне видання —видання, яке не відповідає про­філю комплектування (тематико-типологічному плану комплекту­вання) конкретної бібліотеки;

- періодичне видання — серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з по­стійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком;

- примірник — одиниця об­ліку бібліотечного фонду, кожна окрема одиниця документа, яка включається до складу бібліотечного фонду або вибуває з нього;

- річний комплект — одини­ця обліку газет, сукупність номерів (випусків) газети за рік, наявних у фонді бібліотеки,

3. Об'єкти та одиниці обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах

3.1. Об'єктами обліку бібліо­течного фонду є:

3.1.1. Видання:

• книги, брошури;
• аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, пошто­ві картки;
• журнальні видання, газетні видання.

3.1.2. Аудіовізуальні доку­менти:

• фонодокументи;
• відео документи;
• кінодокументи;
• фотодокументи;
• документи на мікроформах.

3.1.3. Електронні видання.

3.2. Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до бібліотечного фонду (крім газет), є назва і примірник.

3.3. Основними одиницями об­ліку газет є річний комплект газе­ти та її назва (незалежно від зміни назви видання).

3.4. Самостійні видання, об'єднані в одній оправі (конволют), обліковуються як

окремі примірники і окремі назви.

3.5. Додатки до друкованих документів (мани, атласи, табли­ці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, оптичні диски і т. Ін.), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони отримують інвентарний номер основного документа.

4. Порядок обліку книг і брошур

1. Облік книг і брошур поді­ляється на сумарний та індивіду­альний.
2. Сумарний облік книг і бро­шур здійснюють відділи комплек­тування бібліотек.
3. Сумарний облік здійсню­ється партіями на підставі супровідних документів (рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр, акт і т. ін.).

1. Формою сумарного обліку є Книга сумарного обліку бібліотечно­го фонду.
2. В умовах централізованої бібліотечної системи ведеться за­гальна книга сумарного обліку на весь єдиний фонд та окремі книги обліку на фонди кожного струк­турного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де містяться відомості про передачу документів до них із відділу комп­лектування і обробки.

4.6. Книга сумарного обліку бібліотечного фонду має три роз­діли: «Надходження до фонду», «Вибуття з фонду», «Підсумки руху фонду».

4.7. Після взяття книг та бро­шур на сумарний облік відділ комплектування передає супровід­ні документи на них до бухгалтерії бібліотеки.

4.8. Індивідуальний облік книг і брошур здійснюють від­діли комплектування та відділи-фондоутримувачі (бібліотеки —філії ЦБС).

4.9. Індивідуальний облік книг і брошур здійснюється шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера.

1. Формою ведення інди­відуального обліку книг і бро­шур є Інвентарна книга УР/Бібліотеки, які здійснюють індивідуальний облік бібліотечного фонду за іншими формами (обліковий ка­талог, описи тощо), мають пра­во зберегти існуючий порядок індивідуального обліку.
2. При взятті на індивіду­альний облік рідкісного чи цінно­го видання в Інвентарній книзі в графі «Примітка» робиться запис «РК» і вказуються особливості да­ного примірника.
3. Кожна книжка чи брошу­ра, що входить до серії, облікову­ється як окреме видання.
4. Кожна з брошур, виданих у складі видавничої папки (обкла­динки), обліковується як окреме видання.

5. Порядок обліку інших видань

5.1. Аркушеві картографічні видання обліковуються за прави­лами обліку книг.

5.2. Аркушеві видання, букле­ти, карткові видання, плакати, по­штові картки підлягають обліку. Відомості про них заносяться до книги сумарного обліку бібліотеч­ного фонду (без зазначення ціни).

5 3. Груповий облік таких видань здійснюється в Картці обліку арку­шевих видань (таблиця 5 на с. 19).

1. Аркушеві видання, букле­ти, карткові видання, плакати, по­штові картки, придбані для забез­печення роботи бібліотеки, у т. ч. для її оформлення, до бібліотеч­ного фонду не включаються та не підлягають обліку.
2. Журнальні та газетні ви­дання підлягають обліку в книзі сумарного обліку бібліотечного фонду. Записи до цієї книги про надходження газетних видань заносяться на підставі річного підсумкового акта приймання здавання видань (без зазначення ціни). Записи про надходження журнальних видань заносяться щомісяця (без зазначення ціни).
3. Надходження журнальних видань до бібліотеки фіксується у картках обліку журналів.

5.7. Надходження газетних ви­дань до бібліотеки фіксується у карт­ках обліку газет.

6. Порядок обліку аудіовізуальних документів та електронних видань

6.1. Аудіовізуальні документи, електронні видання обліковуються у відділі комплектування за прави­лами обліку книг.

6.2. Примірниками аудіовізу­альних документів є:

6.2.1. Фонодокументи:

• для грамплатівок, компакт-дисків
• диск;
• для магнітних фонограм - котушка, касета, бобіна.

1. Відеодокументи — касе­та або диск.
2. Кінодокументи:

• для кінофільмів — бобіна;
• для діафільмів — рулон.

6.2.4. Фотодокументи — кадр.

6.2.5. Документи на мікроформах:

• для мікрофіш — фіша;
• для мікрофільмів — рулон.

1. Примірником електронних видань є оптичний диск.
2. Комплект (альбом) аудіо­візуальних документів (грамплатівок, компакт-дисків, мікро­фільмів, діапозитивів і т. ін.) чи електронних видань, які об'єднані спільною назвою, обліковується як одна назва.

6.5. Діафільм обліковується як одна назва незалежно від кількості рулонів, які його складають.

1. Для індивідуального об­ліку аудіовізуальних документів та електронних видань заводиться окрема Інвентарна книга (аудіові­зуальні документи і електронні ви­дання) (таблиця 8 на с.20).
2. З метою недопущення по­втору інвентарних номерів, які присвоюються книгам та аудіовізу­альним документам і електронним виданням, після запису інвентар­ного номера аудіовізуального до­кумента чи електронного видання через косу риску пишеться літера «А» (інв. номер/А).

6.8. Сумарний облік аудіові­зуальних документів та електрон­них видань здійснюється в Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду.